User Guide für das Portal für unsere Freelancer:innen
Das Herzstück der Projektabwicklung ist unser Freelancer:innen-Portal, das wir ständig weiterentwickeln. Unser Ziel ist es, ein effizientes System, das sowohl unsere Bedürfnisse im Projektmanagement und der Buchhaltung als auch deine Bedürfnisse als Freelancer:in berücksichtigt.
Im Portal findest du alle deine laufenden und abgeschlossenen Projekte, kannst neue Anfragen verwalten und Finanzdokumente einsehen. Uns ist wichtig, dass du stets über Projekte informiert bist – daher erhältst du automatisierte E-Mails über unser Tool. Diese sollen eine persönliche Kommunikation natürlich nicht ersetzen: Deine Ansprechpartner:innen bei Kolibri stehen dir auch weiterhin gerne zur Verfügung.
Im Folgenden erklären wir dir, wie du dich ohne Probleme in unserem Tool zurechtfinden kannst.
Hinweis:
Aktuell ist es noch nicht möglich, das eigene Profil im neuen Tool zu überarbeiten. Das betrifft zum Beispiel deine Adresse, Fachgebiete und Zahlungsinformationen. Solltest du daran Änderungen vornehmen wollen, nutze bitte das „alte“ System: intranet.kolibri.online/intranet
Deine Ansprechpartner:innen
Du hast Fragen zum Tool, benötigst Hilfe oder vermisst eine Funktion, die dir die Arbeit erleichtern würde? Dann schreibe uns gerne eine E-Mail oder ruf uns an. Wir kümmern uns schnellstmöglich um dein Anliegen.
Anne Addicks
Partner Managerin
+49 40 5247774-15
freelancer@kolibri-online.com
Marco Lupo
Senior Project Management Localisation and Multilingual Content
+49 40 5247774-17
m.lupo@kolibri-online.com
Neue Anfragen – Übersicht und Auftragsannahme
1. Benachrichtigung
Du wirst per E-Mail über neue Anfragen informiert. Die E-Mail enthält erste Eckdaten zur Anfrage und einen Link zum Freelancer:innen-Portal, über den du zu deiner Projektübersicht gelangst. Dort kannst du weitere Informationen zum Projekt einsehen und die Anfrage annehmen oder ablehnen.
2. Projektübersicht
Unter dem Reiter „Projektübersicht“ findest du in der oberen Hälfte alle neuen Anfragen und in der unteren Hälfte alle bereits angenommenen Aufträge.
Mit einem Klick auf den entsprechenden Auftrag gelangst du zur Detailansicht.
3. Projekt-Detailansicht
In der Detailansicht findest du alle Informationen zu der jeweiligen Anfrage, darunter Projektnummer, Batchname, Quell- und Zielsprache, Projekttyp, Umfang, Deadline und Honorar.
Auf der linken Seite siehst du die Kontaktperson bei Kolibri und kannst dich direkt mit ihr/ihm in Verbindung setzen, solltest du Fragen oder Anmerkungen haben.
4. Original- und Referenzdokument
Um Originaldateien (hauptsächlich relevant für Übersetzungsprojekte), Referenzdokumente und Briefings herunterzuladen, klicke auf den Button Projektdateien abrufen. Es öffnet sich ein neues Modul.
Über das Dropdown-Menü kannst du zwischen den Ordnern Original und Projektinfos extern (Referenzdokumente, Briefings, Glossare etc.) hin und her navigieren.
Achtung:
Es kann innerhalb eines Projekts (ein Projekt = eine Projektnummer 2022_XXXX) mehrere Aufträge (genannt: Zuweisungen/Assignments) geben. Die Original- und Referenzdateien sind für alle Assignments in einem Projekt identisch.
Mit dem Download-Icon (1) lädst du genau eine Datei herunter. Möchtest du alle Dateien gleichzeitig herunterladen, klicke auf das Archivsymbol (2). Die Dateien werden dann in einem Zip-Ordner heruntergeladen.
Achtung:
Der Archivdownload beschränkt sich auf den Ordner, in dem du dich befindest (zum Beispiel Original).
5. Dateispezifische Kommentare
Jede Datei kann einen individuellen Kommentar (2) mit wichtigen Informationen enthalten. Stelle also sicher, dass du diese nicht übersiehst.
Der Kommentar erscheint, sobald du mit der Maus über das Kommentar-Icon (1) fährst.
6. Anfrage akzeptieren/ablehnen
Möchtest du eine Anfrage annehmen (1) oder ablehnen (2), klicke auf den entsprechenden Button in der Projekt-Detailansicht.
Bitte beachte:
Wenn du an einem Auftrag interessiert bist, ihn jedoch aufgrund der Deadline nicht annehmen kannst, kontaktiere die Kontaktperson bei Kolibri, bevor du ihn ablehnst, um möglicherweise einen Aufschub zu erhalten.
Laufende Aufträge
1. Bestellung (Purchase Order)
Sobald du ein Assignment angenommen hast, erhältst du eine automatische Bestätigung per E-Mail, die deine Bestellung enthält.
Die Bestellung kannst du bei Bedarf ab sofort auch im Portal herunterladen, indem du in der Projekt-Detailansicht auf Bestellung downloaden klickst.
2. Arbeitsdateien
Um Arbeitsdateien herunterzuladen, klicke auf Arbeitsdateien downloaden (1). Das Download-Modul öffnet sich. Hier kannst du die Dateien einzeln (2) oder als ZIP-Datei (3) herunterladen und dateispezifische Kommentare (4) einsehen.
3. Assignmentstatus
Um der Kontaktperson bei Kolibri zu signalisieren, dass du mit der Bearbeitung des Assignments begonnen hast, klicke in der Projekt-Detailansicht auf Projekt starten.
4. Dateien hochladen
Um Dateien (zum Beispiel Trados-Rückpakete, finale Texte etc.) zu übermitteln, klicke auf Dateien liefern in der Projekt-Detailansicht. Das Upload-Modul öffnet sich.
Klicke auf Add files, wähle die Datei(en) auf deinem Computer aus, die du hochladen möchtest, und bestätige mit Öffnen.
5. Kommentare zur Lieferung
Nachdem du mindestens eine Datei ausgewählt hast, öffnet sich ein Textfeld, in dem du dateispezifische Kommentare für die/den Projektmanager:in verfassen kannst. Solltest du keine Anmerkungen haben, überspringe diesen Schritt, indem du das Feld leer lässt und auf Speichern klickst.
6. Assignment abschließen
Wenn du alle Dateien hochgeladen und die Lieferung überprüft hast, klickst du auf Projekt abschließen. So wird das Projekt aus deiner Liste mit laufenden Projekten entfernt. Bestätige, dass der Auftrag nach bestem Wissen und Gewissen bearbeitet wurde, und klicke auf Assignment abschließen. Erst jetzt gilt der Auftrag als erledigt.
Bist du Korrekturleser:in, musst du in diesem Schritt zusätzlich eine Bewertung für die/den Übersetzer:in beziehungsweise Texter:in abgeben. Zu bewerten sind Inhalt, Lesbarkeit & Stil, Fachwissen & Terminologie, Beachtung des Briefings und Rechtschreibung & Grammatik.
Bei Bedarf kannst du gerne einen allgemeinen Kommentar zur Arbeit der Übersetzerin oder des Übersetzers beziehungsweise der Texterin oder des Texters für unser Projektmanagement verfassen.
7. Gutschrift
Die Gutschrift erhältst du mit Abschluss des Projekts seitens Kolibri, was nicht zwangsläufig dem Datum deiner Lieferung entspricht, spätestens jedoch am Ende des laufenden Monats.
Sobald die Gutschrift verfügbar ist, kann sie auch in der Projekt-Detailansicht des abgeschlossenen Assignments abgerufen werden.
Abgeschlossene Projekte
Abgeschlossene Assignments können jederzeit im Portal aufgerufen werden, um beispielsweise Bestellungen und Gutschriften nachträglich erneut herunterzuladen. Hierfür wechselst du in der Projektübersicht zum Reiter Abgeschlossene Projekte und wählst das gewünschte Assignment aus.
Benachrichtigungstypen
Im Laufe des Projekts erhältst du diverse Benachrichtigungen über das System. Die ersten beiden (Benachrichtigung über ein neues Assignment und Übermittlung der Purchase Order) wurden oben bereits erklärt. Die wichtigsten Meldungen werden dir zusätzlich per E-Mail übermittelt, damit nichts untergeht.
Neue Dateien verfügbar
Wenn im Laufe des Projekts neue Dateien (Originaldokumente, Projektinformationen oder Arbeitsdateien) hochgeladen wurden.
Deine Gutschrift wurde erstellt
Wenn deine Gutschrift erstellt wurde, weil das Projekt abgeschlossen oder das Monatsende erreicht ist.
Profilbild ändern
Du kannst dein Profilbild ändern, indem du auf das User-Icon (1) in der oberen rechten Ecke des Portals klickst. Der Dateien-Browser öffnet sich. Wähle das gewünschte Profilbild und bestätige mit Öffnen (2).
FAQ
Projekte werden bei uns auf Basis einer Kundenanfrage angelegt und orientieren sich somit an den Bedürfnissen der Kundin oder des Kunden. Projekte haben immer eine achtstellige Projektnummer (2022_XXXX). Innerhalb dieses Projekts können mehrere Aufträge beziehungsweise Assignments vorkommen, die einen eigenen Batchnamen haben, um sie besser auseinanderhalten zu können. Der Batchname wird individuell vom Projektmanagement festgelegt.
Projektdateien sind für alle Assignments mit derselben Projektnummer relevant und abrufbar. Diese können Originaldateien (zur Ansicht), allgemeine Briefings, Styleguides und Glossare oder Referenzdokumente enthalten. Arbeitsdateien hingegen beschränken sich auf einen konkreten Auftrag. Das können Übersetzungspakete bei Übersetzungsprojekten sein oder textspezifische Briefings und Templates bei Content-Projekten.
Derzeit kannst du dein Benutzerprofil nur im alten Portal bearbeiten. Sobald es im neuen System verfügbar ist, wirst du informiert. Bitte halte bis dahin hier dein Profil aktuell. Deine Zugangsdaten sind identisch zum neuen System.